Питання оформлення та видачі дипломатичними представництвами та консульськими установами посвідчення особи на повернення в Україну регулюють наступні законодавчі акти:
«Положення про посвідчення особи на повернення в Україну», затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 25.08.2004 року № 1079.
Наказ Міністерства закордонних справ України «Про затвердження Правил оформлення і видачі дипломатичними представництвами та консульськими установами України посвідчення особи на повернення в Україну» від 19.12.2005 року № 229 зі змінами.
Посвідчення особи на повернення в Україну (далі – Посвідчення) оформлюється і видається дипломатичними представництвами та консульськими установами України за кордоном у разі втрати особою документів, що дають право на виїзд з України та посвідчують особу під час перебування за її межами; якщо строк дії таких документів закінчився або встановлено, що вони є недійсні з інших причин.
Посвідчення видається дипломатичними представництвами та консульськими установами України на підставі особистого клопотання заявника або звернення його законних представників, а також на підставі звернення міністерства закордонних справ або іншого компетентного органу іноземної держави у випадку, якщо щодо громадянина України прийнято рішення про реадмісію відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
9 вересня 1992 року для України набрала чинності Конвенція про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.1944 року.
Відповідно до статті 37 Конвенції Міжнародна організація цивільної авіації (ІСАО) приймає і за необхідності змінює міжнародні стандарти та рекомендовану практику, у тому числі щодо імміграційних процедур, які іменуються додатками. Статтею 38 договору встановлено, що будь-яка держава, яка не має наміру дотримуватися стандартів, передбачених такими додатками, або приводити свої власні правила або практику у повну відповідність з ними, негайно повідомляє ІСАО про відмінності між її власною практикою і тією, яка встановлена міжнародними стандартами.
Пунктом 5.27 Додатку 9 до Конвенції передбачено, що підписання особою заяви про оформлення проїзного документа не розглядається як необхідна умова для його видачі.
Строк дії посвідчення визначається консульською посадовою особою, відповідальною за його видачу, виходячи з реальної можливості повернення пред'явника посвідчення в Україну, але не може перевищувати 30 днів, якщо інше не передбачено чинними міжнародними договорами України.
Для отримання посвідчення заявник подає такі документи:
1. Документ (протокол, довідку тощо), виданий компетентними органами країни перебування, що підтверджує факт звернення заявника з приводу втрати проїзного документа; або документ, що дає громадянину України право на виїзд з України та посвідчує особу під час перебування за її межами, якщо строк дії такого документа закінчився або встановлено, що він є недійсним з інших причин.
2. Заяву-анкету встановленого зразка (заява-анкета).
3. Дві кольорові фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см, одну з них необхідно засвідчити у Notary Public або Justice of Peace та 1 кольорову фотокартку розміром 10 х 15 (вимоги щодо фотокарток розміщені за посиланням http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/3523);
4. Документи, які дозволяють ідентифікувати особу заявника, установити його місце проживання в Україні та підтвердити належність до громадянства України (паспорт громадянина України для виїзду за кордон, паспорт громадянина України, проїзний документ дитини, українське свідоцтво про народження (для дітей, що не досягли 16 років). Підтвердженням громадянства неповнолітньої особи, яка народилася за кордоном, може слугувати довідка про реєстрацію особи громадянином України)
5. Свідоцтво про народження дитини в разі внесення даних про дитину до посвідчення та 2 її кольорові фотокартки розміром 3,5 x 4,5 см (для дітей віком від 5 до 16 років).
При наданні заявником вищезазначених документів посвідчення має бути оформлене в день подання громадянином відповідної заяви та видане без попереднього запиту до органів внутрішніх справ за місцем проживання такого заявника в Україні. У випадку надсилання документів поштою – термін оформлення посвідчення складає 7 календарних днів.
Свідоцтво на повернення видається заявникові ОСОБИСТО у приміщенні консульського відділу під підпис, а у виняткових випадках також його батькам (усиновлювачам), опікунам, піклувальникам у разі пред’явлення ними свого паспорта та відповідних підтверджуючих документів або іншій особі за дорученням заявника (доручення, оформлене в Австралії, має бути засвідчено австралійським Notary Public та містити штамп “apostille” Департаменту закордонних справ та торгівлі Австралії).
У разі відсутності в заявника документів, що посвідчують його особу та підтверджують належність до громадянства України, дипломатичне представництво або консульська установа України надсилає запит до органів внутрішніх справ за місцем реєстрації заявника в Україні з метою підтвердження його належності до громадянства України та ідентифікації особи за фотокарткою.
Якщо громадянин України, який втратив паспорт, виїхав за межі України з неповнолітніми дітьми, відомості про яких було внесено до його паспорта, отримується також підтвердження органів внутрішніх справ про факт унесення таких відомостей до його паспортного документа.
У разі хвороби, нещасного випадку та інших поважних причин строк дії посвідчення може бути продовжено іншим дипломатичним представництвом чи консульською установою на шляху прямування пред’явника посвідчення до України на термін, необхідний для повернення заявника на територію України, але не більше ніж на 30 днів. Термін дії посвідчення особи на повернення в Україну може бути продовжено не більше одного разу.
За оформлення посвідчення стягується консульський збір у розмірі 48 австралійських доларів.
Консульський збір можна сплатити завчасно перерахувавши кошти на рахунок Посольства (Name: Embassy of Ukraine, №10415582, Commonwealth Bank, BSB No. 062-900, SWIFT - CTBAAU2S, address of branch - London Circuit & Ainsley Ave, Canberra, ACT, 2601, Australia) або безпосередньо в Посольстві будь-якою платіжною карткою.
Персональні чеки, money order, банківські чеки, готівка, платіжні документи з написом “DRAFT” до оплати не приймаються.
Для оформлення посвідчення на повернення в Україну неповнолітнім дітям (до 16-ти років) необхідно подати такі документи:
Оформлення посвідчення на повернення в Україну неповнолітнім дітям (до 16-ти років) здійснюється безкоштовно.